Vážené spracovateľky a spracovatelia evidencie publikačnej činnosti v systéme CREPČ, radi by sme Vás upozornili na správny spôsob importovania záznamov a ohlasov do CREPČ z KIS a z databáz Current Contents Connect, Web of Science Core Collection a Scopus.
Pred každým importom je potrebné skontrolovať, či sa importovaný záznam alebo ohlas v CREPČ už nenachádza. Automatizovaná kontrola duplicít kontroluje importované záznamy a ohlasy z viacerých hľadísk, ale kvôli rozdielnemu zápisu interpunkcie alebo chýbajúcim identifikátorom sa však nemusí duplicitný záznam odhaliť.
Ak sa záznam v CREPČ už nachádza, nie je povolené ho celý importovať, ale len stiahnuť jeho identifikátory do existujúceho záznamu.
Ak sa záznam v CREPČ ešte nenachádza, môže sa importovať ako nový záznam. Pred ISBD záznamu určeného na importovanie sa nachádzajú formuláre, do ktorých sa záznam bude importovať. Import záznamov umožňuje zmeniť formulár importovaného záznamu. Zmena je možná pre import záznamov z databáz Current Contents Connect, Web of Science Core Collection a Scopus, ale aj z KIS. V importovanom zázname nie je možné dodatočne zmeniť formulár, preto je potrebné zvoliť správny formulár ešte pred samotným importom. Najmä v prípade importu z KIS je pre niektoré záznamy zmena formuláru nutná.
Každý importovaný záznam a ohlas je potrebné upraviť do požadovaného stavu a potvrdiť ho. Záznamy a ohlasy importované z databáz Current Contents Connect, Web of Science Core Collection a Scopus je potrebné overiť aj vo zvyšných databázach a priradiť im všetky existujúce identifikátory. Záznamy importované z KIS je potrebné upraviť tak, aby ich bolo možné potvrdiť v rámci zvolenej kategórie EPC. Zároveň je potrebné priradiť vykazujúce pracovisko aj spoluautorom z ostatných vysokých škôl, poprípade deduplikovať tieňové osoby s riadnymi osobami.
Okrem úpravy samotných importovaných záznamov a ohlasov je potrebné upraviť aj záznamy ich zdrojových dokumentov. Nie je povolené ponechávať záznamy zdrojových dokumentov v tieňovom stave. Každý takýto záznam zdrojového dokumentu je potrebné upraviť a potvrdiť tak, aby spĺňal metodiku evidencie publikačnej činnosti. V prípade duplicitných záznamov zdrojových dokumentov je potrebné importovaný záznam alebo ohlas priviazať na správny záznam zdrojového dokumentu a zároveň duplicitný záznam zdrojového dokumentu vymazať.
V prípade otázok prosím kontaktujte pracovníkov OHPČ. Ďakujeme Vám za spoluprácu a rešpektovanie spoločných pravidiel evidencie záznamov v databáze CREPČ.